HUMMUS is een collectief dat opleidingen verzorgt, procesbegeleidingen op maat aanbiedt en onderzoekswerk verricht rond de methode deep democracy. Onze klanten zijn bedrijven en organisaties, zowel profit als non-profit, overheidsinstanties, scholen en mensen die individueel met een vraag naar opleiding of begeleiding komen. Jij werkt voor een jong en dynamisch bedrijf waar een klein team ondersteuning biedt aan een groep van 20 freelancers en waarmee we jaarlijks een 300 klanten bedienen.
Functieomschrijving
Jouw opdracht bestaat erin om samen met de zakelijk coördinator de werking van HUMMUS op administratief en organisatorisch vlak vlot te laten verlopen. Je bent het gezicht van HUMMUS en verwelkomt de klanten, je coördineert de inschrijvingen op de trainingen en handelt de facturatie af, je beheert de bestellingen van de webwinkel, je volgt de dagdagelijkse administratieve taken op, je beantwoordt de telefoon, je verzorgt de zaalhuur,... Kortom: door jou loopt de dagelijkse werking op HUMMUS gesmeerd. Want waar het kan neem je initiatief om proactief onze manier van werken nog beter te maken. En zo is voor jou geen enkele werkdag dezelfde want steeds kom je met andere mensen in contact. Meer over ons vind je op www.deep-democracy.be.
Concreet
- Je verwerkt de inschrijvingen voor de trainingen van HUMMUS en andere evenementen, en regelt alle praktische zaken. Je bezorgt de deelnemers praktische informatie, bestelt de catering, maakt de aanwezigheidsattesten.
- Je maakt facturen voor klanten, checkt betalingen en zorgt voor een nauwkeurige registratie van alle kosten van HUMMUS.
- Je volgt onbetaalde facturen op.
- Je volgt nauwkeurig de bestellingen in onze webwinkel op en verzendt de postpakketten met boeken en andere producten.
- Je voert allerlei administratieve taken uit.
- Je vaste werkstek is het huis van HUMMUS in Mechelen, ons kloppend hart.
- Je doet op de dagen dat je aanwezig bent het onthaal, zet de zalen klaar en ontvangt de deelnemers. Verder zorg je ervoor dat alle nodige materialen voor ons huis op tijd besteld zijn.
Jouw profiel
- Je bent een kei in administratief & organisatorisch werk en houdt daarbij van contact met de klanten.
- Je bent een teamspeler die graag samenwerkt maar die ook op een autonome manier kan werken.
- Je stelt je flexibel op en voelt je thuis in een ondersteunende rol.
- Je kan nauwgezet een procedure volgen waarbij je de flexibiliteit hebt om onverwachte problemen snel en in overleg met alle betrokkenen op te lossen.
- Je werkt vlot met met de gangbare softwarepakketten zoals Word, Excel en Powerpoint, en hebt (een eerste) ervaring met het beheren van een klantenbestand.
- Je communiceert perfect in het Nederlands en kan een onthaalgesprek voeren in Engels en Frans.
- Je communiceert klantgericht zowel mondeling, telefonisch als via e-mail.
Ons aanbod
- Je komt terecht in een klein warm team, in een omgeving waar je welkom bent zoals jij bent. We erkennen en waarderen jouw unieke bijdrage. We creëren een werkplek waar we elkaar zeggen wat er gezegd moet worden.
- Je wordt aangestuurd door een inhoudelijk en zakelijk coördinator. Je kan rekenen op de ondersteuning van een communicatiemedewerker.
- We bieden je een studentencontract aan, met verloning 10 euro/uur, voor max. 16 uur per week, tot eind 2022
- Je werkplek is HUMMUS Mechelen (Hendrik Consciencestraat 8, 2800 Mechelen - op wandelafstand van het station)
Selectieprocedure
- Wil je het team van HUMMUS versterken? Dan is de eerste stap een motivatiebrief en CV sturen naar jobs@deep-democracy.be.
- Voeg er een kort filmpje bij van jezelf waarin je ons vertelt waarom jij denkt dat wij je zouden aanwerven voor deze functie.
- Doe dit ten laatste op maandag 15 augustus.
- Als je weerhouden wordt dan nodigen wij je uit op een praktische proef en een gesprek.
- De indiensttreding is zo snel als mogelijk.